Особенности национального event-менеджмента

Организация, проведение и участие в бизнес-мероприятиях давно стали неотъемлемой частью программы по продвижению юридических компаний. Рынок профильного событийного менеджмента в России сформирован. По крайней мере, так утверждают продвинутые юристы и их внутренние и внешние PR-консультанты. Так ли это?

Разберем три самые популярные ошибки организаторов, заказчиков, спикеров и участников юридических мероприятий и ответим про себя на поставленный вопрос.

Мероприятие «под золотой ключик», или сделай сам.

Управление даже самым скромным по масштабу мероприятием требует интеллектуальных и материальных затрат, поэтому рекомендуется доверять организацию и планирование участия профессионалам.

Итак, вы ищете организатора и готовы поделиться с ним своими идеями и бюджетом.

Ваш организатор должен как минимум обладать следующими навыками:

- Высшее/неполное высшее образование;

- Уверенный пользователь ПК;

- Навыки в создании и проведении презентаций (PowerPoint);

- Опыт работы с документами (договора, сопроводительные документы);

- Навыки выявления перспективных и потенциальных клиентов;

- Навыки анализа эффективности проводимых мероприятий;

- Опыт организации работы с прессой, наличие контактов с ведущими деловыми и профильными СМИ, опыт проведения крупномасштабных информационных кампаний;

- Опыт работы с подрядчиками и наличие договоров с владельцами важнейших бизнес-площадок в России;

- Владение английским языком на свободном уровне;

- Опыт разработки мероприятий с нуля;

- Опыт формирования бюджета мероприятия;

- Наличие связей в сфере event-менеджмента;

- Готовность к командировкам.

Не забывайте, что специализированное коммуникационное агентство/профессионал должны за ваши деньги избавить вас от хлопот, взяв на себя весь груз организационных забот, а не взвалить их на заказчика.

С самого начала работы специалист должен предоставить вам следующие услуги:

- Концептуальная разработка всего мероприятия;

- Формирование интересной клиентоориентированной программы;

- Предложения по информационной поддержке;

- Предложения и описания технического обеспечения (видео- и фотосъемка, звук, видеопроекция, инфографика, презентации);

- Сведения об обеспечении безопасности и полное администрирование.

При организации деловых мероприятий нельзя упускать из виду ни один из этих факторов. Ни один из них не должен стать головной болью для заказчика. Действительно эффективным может стать только взаимодействие заказчика и организатора по разработке концепции и программы мероприятий. Тем не менее, профессиональный event-менеджер возьмет на себя приглашение спикеров, участников, прессы и представителей органов государственной власти.

Удивительно, что на данный момент многие заказчики мероприятий занимаются подготовкой к собственным мероприятиям вместе с организатором за свои деньги, тратя время не только на формирование концепции, но и на рабочие моменты. Это в корне неверно. Специалисты event-менеджмента найдут время и на организацию переговоров с подрядчиками, и на поиск профессиональных модераторов, спикеров, и на десятки других важных мелочей.

Для качественной подготовки круглого стола, семинара или мастер-класса необходимо время — приблизительно месяц. В случае, когда кроме непосредственной организации мероприятия речь идет о привлечении инвестиций, организации спонсорской и информационной поддержки (без которых в идеале не должно обходиться ни одно крупное юридическое событие), сроки удлиняются. Иногда может потребоваться от 3-6 месяцев напряженной работы организатора. На протяжении всей подготовки вы можете и должны требовать от организатора выполнения всех условий сотрудничества.

Как вы яхту назовете, так она и поплывет

Деловые мероприятия нужны юридическому бизнесу, ведь именно периодическая организация профессиональных встреч и участие в профильных событиях формируют репутацию компании, помогая в решении различных бизнес-задач: повышении клиентской лояльности, формировании положительного имиджа компании, продвижении специалистов и т.д. Но действительно ли сегодня у юристов есть понимание, что первостепенная задача событийного менеджмента — сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания?

Деловое мероприятие – это не только грамотно выбранное место, «богатый» интерьер и вкусный кофе-брейк, но и еще масса нюансов, которые, к сожалению, в погоне за публичностью и общественным резонансом подчас отступают на второй план.

Необходимо четко представлять себе конечные цели, задачи, а не делать мероприятие ради мероприятия.

При планировании профессиональный event-менеджер должен вместе с заказчиком продумать следующие вещи:

- Косвенная или прямая материальная выгода для компании-инициатора мероприятия;

- Организация работы с участниками после окончания мероприятия.

Выгода от профильного мероприятия может выражаться в различных формах: прямое привлечение клиентов среди приглашенных участников, упоминание в СМИ, получение прибыли от количества проданных билетов, увеличение количества партнеров и так далее.

Не бойтесь провести простейшую оценку по итогам мероприятия и прикинуть приобретенную выгоду. Например: 5 упоминаний в ведущих деловых СМИ, 100 тысяч рублей прибыли, 10 новых партнеров, 3 новых клиента, 2 положительных комментария или отзыва от представителей органов государственной власти и так далее.

Конечно, обязательно нужно учитывать и качественные показатели: повышение лояльности клиентов и СМИ к компании, удовлетворение сотрудников и партнеров.

Помните, что хорошо организованное мероприятие не должно закончиться после последней сессии или заключительной реплики, а стать началом вашего дальнейшего общения с конечным потребителем. Обязательно обсудите с организатором последующие шаги по продвижению компании после мероприятия. Различные формы коммуникации с участниками: newsletters, приглашения на следующие мероприятия, проведение внутрикорпоративных встреч. К сожалению, часто наблюдается первичная эйфория от удачно проведенного события, субъективная система обмена мнениями по принципу «кукушка хвалит петуха за то, что хвалит он кукушку» и отсутствие желания реально оценить прошедшее событие.

Главное не победа, а участие

Перед посещением того или иного мероприятия обязательно ответьте на 3 простых вопроса:

- Участие или спикерство?

- Себя показать или других посмотреть?

- Что я получу от посещения в итоге?

Правильно организованное событие должно в первую очередь:

- Давать возможность познакомиться с представителями бизнеса, найти потенциальных клиентов;

- Давать возможность познакомиться с профессионалами, «иконами» юридического бизнеса, найти потенциальных партнеров;

- Повышать конкурентоспособность компаний на юридическом рынке;

- Предоставлять возможность работы с правительственными структурами в интересах лоббирования клиентских проектов (касается крупных мероприятий);

- Возможность оперативного получения информации из профессиональных источников, обмен опытом с партнерами и конкурентами;

- Информировать об участии в смежных мероприятиях;

- Давать возможность участия в государственных и бизнес-программах или заявить о собственных проектах с целью развития отрасли и продвижения юридических услуг;

- Давать возможность участия и информировать о программах по поддержке бизнеса;

- Давать возможность получить бонусы от информационного сопровождения события: интервью, фото- и видеосъемка. Для спонсоров – участие в пресс-конференциях и всех сопутствующих проектах, предшествующих мероприятию;

- Для спонсоров: использовать возможности размещения промо- и рекламной продукции в ходе мероприятия, использование в рекламных целях печатных материалов мероприятия, участие на льготных условиях;

- Использование в работе методических материалов, стандартов и документов, разработанных в ходе мероприятия;

- Возможность войти в состав организационного комитета.

Если вы не можете мысленно поставить галочку напротив нескольких пунктов, то лучше оставайтесь в офисе. Увы, сегодня наблюдается тенденция активного посещения мероприятий, организованных по принципу friends 2 friends, когда мероприятие посещают только игроки одного рынка, конкуренты в быту и друзья по жизни.

Кроме того, распространенной ошибкой является следование так называемым must have правилам юридического рынка. Например: обязательное посещение популярных конференций. Если бюджет, выделенный на продвижение юридической компании, не позволяет тратить баснословные деньги на спонсорские пакеты и участие в дорогостоящих событиях, следует отложить средства на проведение внутренних ивентов, или участие в менее затратных мероприятиях.

Советы. Путь длиной в тысячу миль начинается с первого шага

Предлагаю вспомнить известный принцип маховика Джима Коллинза, который он описывает в последней главе книги «От хорошего к великому». Автор объясняет «внезапность» перехода просто хороших компаний в разряд великих. Принцип этот применим и к проведению грамотных ивентов.

Коллинз предлагает вообразить огромный неподвижный маховик. Кажется, что он совершенно неподъемный, еле сдвигается, несмотря на все усилия. Каждый раз мы прилагаем одинаковое количество усилий для его движения, и вот в итоге скорость вращения маховика становится все выше. Начинает казаться (особенно со стороны), что он вращается сам по себе без каких-либо усилий извне. Это происходит из-за раскрутки мероприятия-бренда. Пример: ежегодный юридический форум газеты «Ведомости».

Выводы напрашиваются сами собой:

- Раскручивайте бренд мероприятия, проводя его периодично;

- Привлекайте новый контингент участников;

- Несмотря на периодичность мероприятий (например, один раз в год) необходимо в поддерживать интерес к мероприятию в течение года путем обновления сайта или профессиональными рассылками, приглашениями на внутрикорпоративные мероприятия, а иногда даже на партнерские ивенты. Например, если вы организовали крупный бизнес-форум, найдите силы проводить промежуточные события меньшего формата в рамках крупного ивента;

- Интегрируйте свой бренд. Даже если организатором вашего мероприятия стали известные профессионалы и вы проводите ивенты на известной площадке, не отдавайте организаторам пальму первенства. Мероприятие должно ассоциироваться с вашим брендом и повышать лояльность участников именно к нему;

- Планируйте мероприятие или участие в нем с позиции клиентоориентированности. Не забывайте, что пообщаться с представителями юридического рынка вы можете и в другой обстановке, приоритетная потребность участника любого ивента – поиск новых клиентов.

–Грамотно составленная концепция мероприятия помогает создать особую профессиональную атмосферу. Согласитесь, что участникам мероприятия или представителям органов государственной власти не обязательно знать, что приглашая их организаторы рассчитывают на будущий заработок или лобби. Разумеется, идеально продумать, какую социальную или интеллектуальную нагрузку несет мероприятие.

– Раз от раза увеличивайте охват мероприятия, формат и количество участников. Для увеличения аудитории используйте все инструменты информационного продвижения. Не игнорируйте прессу и не слушайте организаторов, утешающих вас, что отсутствие СМИ не скажется на событии;

- Старайтесь каждый ивент сделать окупаемым за счет участников и спонсоров;

- Улыбайтесь и верьте, что вы лучшие.

Код для вставки в блог