Event-закулисье: как организовать достойное мероприятие с минимальным бюджетом

Educational-маркетинг относится к самым эффективным инструментам продвижения консалтинговых услуг. Поэтому к мероприятиям собственным (бизнес-завтраки, клиентские тренинги и встречи, семинары) и «чужим» (конференции) – большое внимание.

Если Вы проводите и организуете все сами (не обязательно, но часто - с минимальным бюджетом), то вот что полезно знать.

1. Кроме дорогих отелей есть прекрасные помещения в музеях, театрах и даже книжных магазинах! Аренда таких помещений в Москве может быть 10–15 тысяч рублей в день. А если вы договоритесь включить учреждение культуры в свой проект pro bono, то площадка может достаться и вовсе бесплатно.

2. Превратите в достоинство идею проведения мероприятия на бюджетной (но, заметьте, достойной площадке). Попросите хозяев помещения сделать экскурсию для ваших гостей, рассказать об истории здания. Да и мало ли чего еще можно придумать! Когда еще юрист, финансист или даже руководитель организации сможет совместить приятное с полезным?

3. Организуйте сеанс видеосвязи (Skype) со своим зарубежным или региональным партнером, профессором университета, покажите настоящим и потенциальным клиентам широту своих партнерских контактов.

4. Кофе–брейк. Если в помещении нет кафе, то самый простой вариант – переместиться на кофе-брейк или обед в соседнее кафе. Но можно пригласить ресторанный кейтеринг. Можно и самим все организовать.

5. Сроки на подготовку. Ольга Бинда в своем блоге  написала, что месяца, как правило, достаточно для организации собственного мероприятия. Соглашусь, если в вашей команде четко распределено, кто занимается непосредственно организационными вопросами и содержательной частью мероприятия, а кто все свои усилия тратит на привлечение платных участников (с «бесплатниками», на мой взгляд, вообще все проще и легче, только эффективность часто ниже). Поэтому, если вы собираете «платников», заложите 2 месяца: все-таки Вам нужна именно та аудитория, которая в будущем может стать вашими клиентами. Если же вы решили проводить мероприятие на площадке отеля, лучше договориться о ней месяцев за шесть, иначе придется выбирать из того, что было.

6. Как получить площадку отеля с большой скидкой? Дорогой отель предоставляет своим постоянным партнерам очень хорошие скидки. Запредельная стоимость превращается во вполне нормальную, если вам удастся убедить отель, что вы - интересный партнер. Еще легче идут на скидки по аренде зала, если вы заранее сообщаете, что все ваши иногородние клиенты (опять же при условии льготной цены) будут заселены в этот отель. Кстати, скидка на заселение в отель может достигать 40% (в зависимости от звездности)! Если количество ваших мероприятий не так интересно отелю, можно скооперироваться с коллегами из других организаций и получить скидку сообща.

Код для вставки в блог