Зачем юрфирме интранет?

Рассуждая над темой, вынесенной в заголовок поста, я могла бы начать со штампов, написать что-то вроде «информированность и оперативность являются ключевыми факторами успеха» или «невозможно представить систему эффективного управления бизнесом без налаженной системы информационного обеспечения, объективно отражающей ситуацию на рынке и внутренние процессы предприятия». Но эти красивые длинные фразы и без того часто произносятся, из-за чего уже успели набить оскомину руководителям мало-мальски состоятельных юрфирм.

Все проще: есть фирма, у нее есть клиенты, подрядчики и сотрудники. Нужно, чтобы все это двигалось без сбоев, задачи – решались, однажды сделанное – не терялось, силы – не распылялись. Кто первым придумает, как этого добиться, становится первым и на рынке. На какое-то время. Есть множество концепций, как заставить весь этот инертный механизм предприятия вращаться быстрее. Но на практике ни одна из них не подойдет на 100%: есть условности, традиции, скрытые противоречия и тайное «я делаю это так, потому что только так будет работать» каждого сотрудника. Максимально формализовать и нивелировать эти факторы позволяет налаженная коммуникация внутри офиса, чувство сплоченности и вовлеченности каждого сотрудника, прозрачность структур управления и методов принятия решений.

Что стоит за этими словами? У любой кампании всегда есть много разрозненных данных - массив развивающих материалов, проектных документов, познавательных материалов – обычно хранящихся в сетевых ресурсах или папках. Есть еще огромный массив ценной информации, которых хранится в головах сотрудников или в виде записок в ежедневниках, клейких бумажек на мониторе и пр. Эти информационные массивы зачастую никак не связаны между собой. А поиск по ним затруднителен. Но использовать весь накопленный опыт необходимо для успешного ведения дел, поэтому с 2000-х годов идет активный процесс создания корпоративных систем управления знаниями.

К сожалению, многие российские компании отстают от западных коллег. Но, тем не менее, определенные наработки в этом направлении есть, и технические новинки не обходят стороной и российский бизнес.

Обычно есть некая система, которая работает довольно эффективно и стабильно, и большинство руководителей и сотрудников удовлетворены ей. Основная сложность в том, что по мере развития бизнеса, увеличения штата сотрудников, расширения спектра задач, становится заметна ее некоторая ограниченность. В нашем случае - я тогда работала в крупной российской юридической фирме -  все более очевидной становилась нерешенность следующих проблем: дублирование работ и данных, производимых сотрудниками отделов, не налажена система отслеживания внешнего и внутреннего информационного поля, деятельность подразделений непрозрачна для сотрудников. Из-за этого наша компания регулярно сталкивалась с задержками при осуществлении внутренней и внешней коммуникации и выполнении работ по проектам.

В итоге мы пришли к мнению, что правильная система управления накапливаемой информацией позволила бы нашей компании:

· Снизить административные накладные расходы

· Повысить производительность труда

· Рационализировать ведение дел

· Снизить затраты на аппаратные средства

Существовали определенные причины, по которым наша система внутренних коммуникаций работала не так, как хотелось:

· Не было утвержденного плана развития единого центра данных, каждый отдел формировал удобную ему структуру директорий, публикация же результатов труда отдела в общую директорию (сетевой диск) оставалась на усмотрение руководителя отделом

· В силу конфиденциальности работ, производимых по клиентским проектам, администрирование сети происходило по принципу «все закрыть» даже внутри отделов и подразделений

· Не производилась разъяснительная работа среди сотрудников о структуре банка данных, не существовало описания этой структуры, не существовало инструкций по сохранению наиболее часто встречающихся типов данных

· Система хранения данных фактически являлась децентрализованной, что затрудняло работу по поиску данных, ценная информация терялась.

Естественно, требовалось изменить ситуацию. Стали рассматриваться различные способы улучшения внутренних взаимодействий, вводились новые процедуры и мероприятия. Но они были немыслимы без системы сохранения и доступа к уже накопленному багажу знаний. Именно поэтому нам было крайне важно создать эффективно работающий интранет и организовать на его основе логичную структуру доступа к данным.

В итоге, мы сформулировали для себя основные задачи, которые должны быть решены новой системой:

· Сохранение знаний организации

· Распространение корпоративной культуры и вовлечение сотрудников

· Повышение прозрачности работы

· Упрощение совместной работы для проектных команд и групп

· Создание общего справочника: телефоны, личные данные сотрудников, инструкции и регламенты

· Автоматизация рутинных операций, например, заказ визиток, согласование отпуска или предоставление бухгалтерии отчета по командировкам.

В конце концов, исходя из поставленных задач, мы пришли к выводу, что оптимальной платформой для нас стала бы та, которая:

· Является полной альтернативой доступа к сетевым папкам через проводник. Доступ ко всем сетевым папкам через интранет позволит осуществить единый поиск по всему массиву багажа знаний

· Содержит наборы модулей, основанные на базовых функциях коллективной работы (обсуждения, опросы, блоги, wiki-сайты, совместно редактируемые документы и процедуры документооборота)

· Позволяет создавать отдельные узлы для рабочих групп (со своими бизнес-процессами, почтовыми рассылками, простым доступом к информации и возможностью поиска по архивам, задачами, календарями, wiki)

· Базируется на технологиях социальных сетей, чтобы сотрудники могли сами создавать контент, делиться мыслями и идеями, вступать в дискуссии и "лайкать" удачные заметки своих коллег

· Интегрирует в себе возможности других систем или хотя бы не дублирует их функции

· Имеет возможность гибкой настройки прав доступа к отдельным разделам и документам портала

· Корректно работает в разных браузерах

· Связывает все элементы интранета между собой.

В общем, система должна быть такой, чтобы при возникновении потребности в информации у сотрудника первая реакция была – «надо посмотреть в интранете», а при сбое интранета он сразу бы звонил в ИТ-отдел.

Код для вставки в блог