Как юрфирме внедрять систему биллинга?

Биллинг - это основа основ и головная боль многих юрфирм. Так уж сложилось, что все любят счет. Естественно, в 21 веке рутинные операции подсчета затраченного времени и составления отчетов для клиента совершенно не хочется выполнять вручную: бессонные ночи за калькулятором и бумажными записями остались в прошлом.

Современные программные средства предоставляют множество возможностей облегчить жизнь управляющего юрфирмой. Вот три кита биллинговых систем:

1. Учет оказанных услуг и их тарификация;
2. Ведение расчетов с клиентами – регистрация договоров, учет платежей, задолженностей, авансов;
3. Ведение взаиморасчетов с партнерами/контрагентами.

Кроме того, сейчас становится возможной (и обязательной) интеграция системы биллинга как с платежными системами, так и с внутренними системами предприятия (ERP-системами и системами финансового учета, CRM и пр.)

При этом все еще можно говорить о недостаточной адаптированности биллинговых решений под специфику юррынка: в настоящее время есть только 2-3 решения, заточенных под юристов. Отличительными чертами «юридического» ПО являются, во-первых, специфичная система управления проектами и высокие требования к конфиденциальности данных, во-вторых, обязательная интеграция с бухгалтерскими системами и клиентской базой данных, а также очень желательная - с электронной почтой, в-третьих, - широта настроек системы под конкретный проект: наличие настраиваемых полей в экранных формах, наличие нескольких сценариев выставления счетов и формирования счетов-фактур, наличие инструментов для управления конфликтами, настраиваемая отчетность по затратам и отчетность по действиям в системе и обращениям пользователей к ней, кодирование-шифрование документов, и, конечно же, гибкое разграничение прав доступа по проектам и иногда отдельным задачам и документам.

Обычно есть три варианта решения юрфирмами проблемы учета рабочего времени своих юристов и выставления счетов клиентам.

Первый путь — разработка системы собственными силами на основе офисных программ и средств операционных систем, входящих в базовую поставку. Это характерно для предприятий в начале своего развития или малого бизнеса. Но при усложнении бизнеса, а соответственно и при усложнении структуры информационных процессов этого становится недостаточно. В некоторых случаях при росте бизнеса компании продолжают разработку системы собственными силами, но это очень трудоемкий и дорогостоящий процесс, где велики риски неудачного внедрения и системных ошибок.

Второй путь — приобретение универсальной системы класса ERP (планирование ресурсов предприятия) или пакета прикладных программ. Например, системы управления задачами и учета рабочего времени. Более развитые компании внедряют также и CRM-системы для управления маркетингом и продажами. Здесь предприниматели могут столкнуться с проблемой несоответствия предлагаемых универсальных пакетов особенностям своей деятельности. Тем не менее, решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот подход характерен для крупных предприятий. Он имеет свои преимущества:

Экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;

1. Профессионализм исполнения;
2. Сервисная поддержка;
3. Возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.
4. Имеются и потенциальные опасности:
5. Потеря возможности развития системы;
6. Опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;
7. Зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

Какой бы из сценариев юридическая фирма не выбрала, формулирование стратегии и целей будут главными фактором успешности внедрения подобных решений. Ключевым моментом для успеха внедрения является тщательный анализ текущей ситуации, динамики компании и ее перспектив.

В первую очередь нужно ответить на следующие вопросы:

Что именно мы хотим автоматизировать? Нужен ли нам только учет рабочего времени сотрудников по задачам или что-то еще?

Хотим ли мы помимо задач и временных затрат по ним хранить еще и документы, связанные с задачами/созданные в результате их выполнения? Хотим ли мы коллективную работу с этими самыми документами?

Будем ли мы видеть итоги и оценивать финансовые результаты работ (в том числе - готовить отчеты и счета для клиентов) в этой же системе? Или все финансовые моменты должны отражаться в сторонней финансовой системе?

Будем ли мы использовать эту системы для управления скидками, маркетинговыми акциями и продажами?

Ответы на перечисленные выше вопросы позволят определить критичные функциональные требования к системе и понять из каких модулей она должна состоять. Чем больше модулей нужно, тем система сложнее и дороже.

Нижеследующие вопросы должны внести ясность в общие требования к системе, помочь понять насколько широко и интенсивно будут использоваться ее возможности, и в каком формате необходимо ее приобретать.

Работа каких категорий сотрудников будет отражаться в системе? Всех или только юристов? Будет ли там отражаться весь объем работ фирмы или только работы, связанные с клиентскими проектами? Это позволить установить количество пользователей системы, и, соответственно, определиться с требованиями к быстродействию, устойчивости, «железу», рассчитать необходимое количество лицензий.

Система будет «вещью в себе» или нужно интегрировать ее, например, с корпоративным порталом или бухгалтерской системой? Что именно мы хотели бы интегрировать? Ответ на этот вопрос определит требования к платформе решения: если бухгалтерия работает на 1С, надо выбирать решение, предполагающее такой вид интеграции. Естественно, если нужна автоматическая интеграция с локальной системой, придется забыть о приобретении доступа к подходящему онлайн-сервису: их сложно интегрировать автоматически: переброска данных между онлайновой и локальной система будет «ручной» - через выгрузку в csv или xls.

Хотя сейчас и 21 век, и есть множество ИТ-решений, избавляющих руководителя фирмы от важных, но рутинных задач, лишь малая часть из них учитывает специфику юридического бизнеса. В силу этого разные компании стараются сделать систему «под себя», идя тремя путями: разработка своими силами «с нуля», «допиливание» типового решения, передача проблем внешнему консультанту.

Но какое бы решение не было выбрано, само по себе развертывание программной оболочки даже самой лучшей в мире системы не способно сделать биллинг и отношения с клиентами юрфирмы идеальными. При планировании автоматизации биллинга необходимо учитывать, что набор технологических решений – лишь инструмент, в то время как сама система — это организация управленческих действий на основе всех информационных ресурсов компании.

В общем, при внедрении любой системы, тем более такой важной, спешка не нужна. И лучше не приступать к нему, пока нет полного понимания особенностей своего бизнеса, специфики приобретаемой системы и трезвой оценки рисков проекта. На мой взгляд, к внедрению все-таки стоит приступать при поддержке стороннего ИТ-консультанта: он поможет сформулировать основные требования к системе, выбрать оптимальный вариант внедрения и пройти все этапы реализации проекта с минимальными потерями времени, нервов и денег.

Но если готовности работать с консультантами нет, а есть желание сделать все своими силами, начинать надо с анализа ситуации и «наболевшего». Сначала лучше сформулировать пожелания, разделить требования на «критичные» и «бантики», определить бюджет (есть решения и за 40 тысяч, и за 400 тысяч рублей, плюс всегда надо закладывать стоимость «железа»); определиться с вариантами приобретения (взять в аренду и платить абонентскую плату, купить 1 раз и навсегда на неограниченное число пользователей, купить 1 раз навсегда на ограниченное число пользователей и докупать по необходимости бессрочные лицензии при расширении штата). Если ясности, что именно нужно, нет, лучше взять тайм-аут, подумать, опросить своих сотрудников и разузнать у коллег, ранее решавших сходную проблему, о подводных камнях внедрения, посмотреть какие решения (хотя бы 4-5) есть на рынке и изучить их особенности.

Код для вставки в блог